Acta de recepción: contenido, reservas y firma electrónica
El acta de aceptación (« procès-verbal de recette » o PV en francés) es el documento firmado por el cliente y el proveedor que deja constancia del resultado de las pruebas de aceptación de un software. Indica si la entrega se acepta, se acepta con reservas o se rechaza, y enumera los defectos que quedan por corregir.
¿Para qué sirve el acta de aceptación?
El acta de aceptación es el registro contractual de la aceptación. Según el contrato, su firma puede desencadenar la facturación de un hito, iniciar un periodo de garantía o lanzar la fase siguiente (por ejemplo, la verificación de servicio regular). Por eso debe reflejar fielmente los resultados del cuaderno de pruebas de aceptación y no una opinión general.
¿Qué debe contener un acta de aceptación?
- Identificación: proyecto, cliente, proveedor, versión entregada y versión de la especificación verificada.
- Alcance y periodo de las pruebas de aceptación, con los entornos utilizados.
- Resumen de resultados: número de casos por estado (OK, KO, bloqueado, no aplicable) y tasa de cobertura.
- Lista de defectos pendientes, con su gravedad, y las posibles reservas.
- El veredicto: aceptación sin reservas, con reservas, o rechazo.
- Fecha y firmas de los representantes del cliente y del proveedor.
Aceptada sin reservas, con reservas o rechazada
| Veredicto | Cuándo | Consecuencia habitual |
|---|---|---|
| Sin reservas | Todos los casos críticos están OK y no queda ningún defecto bloqueante. | La entrega se acepta tal cual. |
| Con reservas | Quedan algunos defectos considerados no bloqueantes, enumerados uno por uno. | La entrega se acepta; el proveedor corrige las reservas en el plazo acordado y después se levantan. |
| Rechazada o aplazada | Defectos bloqueantes impiden el uso previsto. | El proveedor los corrige y después se organiza una nueva ronda de aceptación. |
Una reserva es un defecto o una desviación que el cliente acepta que se corrija después de la aceptación. Debe describirse con precisión (qué se observa, su gravedad, el plazo de corrección) para poder levantarla sin discusión.
Los umbrales exactos (qué defectos son bloqueantes, qué plazos de corrección) dependen del contrato. Fíjelos antes de las pruebas de aceptación, no durante ellas.
Firma electrónica del acta: ¿qué valor tiene?
El reglamento europeo eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. No se puede negar a una firma electrónica su valor como prueba en un juicio únicamente por ser electrónica. Su fuerza probatoria depende entonces del nivel de firma, de los elementos que identifican al firmante y garantizan la integridad del documento, y de la valoración del juez.
Spec2Sign aplica una firma electrónica simple: firma manuscrita dibujada, código de un solo uso enviado por correo electrónico al firmante, sello de tiempo, dirección IP y huella SHA-256 del documento fijada en el PDF. Es suficiente para muchas actas de aceptación entre partes que aceptan esta forma de firmar; si su contrato exige una firma avanzada o cualificada, compruebe este punto antes de utilizarla.
Lista de comprobación antes de firmar un acta de aceptación
- ¿Se han ejecutado todos los casos de prueba previstos, o están justificados los casos no ejecutados (N/A)?
- ¿Se han corregido y vuelto a probar los defectos bloqueantes?
- ¿Está descrita cada reserva, con un plazo de corrección aceptado por ambas partes?
- ¿Constan la versión entregada y la versión de la especificación verificada?
- ¿Tienen los firmantes poder para obligar a su organización?
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- el veredicto se calcula a partir de los resultados de ejecución y de los defectos abiertos;
- las reservas se enumeran en el documento;
- el proveedor y el cliente firman en línea, en ordenador o en el móvil;
- el PDF final lleva sello de tiempo y la huella SHA-256 del documento;
- el plan Gratuito produce un acta con marca de agua; los planes de pago producen el acta sin marca de agua.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio un acta de aceptación?
Ninguna norma general la exige, pero los contratos de desarrollo de software casi siempre la prevén, porque fija la fecha y las condiciones de la aceptación. Sin un acta firmada, cliente y proveedor pueden discrepar más tarde sobre el momento en que se aceptó la entrega.
¿Quién firma el acta de aceptación?
Un representante del cliente autorizado a aceptar la entrega (a menudo el responsable del lado de la propiedad del proyecto) y un representante del proveedor (a menudo el jefe de proyecto). El contrato puede precisar los firmantes.
¿Cuál es la diferencia entre un acta de aceptación y un acta de entrega?
El acta de entrega deja constancia de que se entregó el producto. El acta de aceptación deja constancia de que se verificó e indica si se acepta. Ambas pueden combinarse en un solo documento según el contrato.
¿Tiene valor probatorio la firma electrónica de un acta?
Sí, dentro de los límites del nivel de firma utilizado y de lo que prevea su contrato. La firma electrónica simple de Spec2Sign (firma dibujada, código de un solo uso por correo, sello de tiempo, dirección IP y huella SHA-256) identifica a los firmantes y garantiza que el documento no se ha modificado.