Abnahmeprotokoll: Inhalt, Vorbehalte und elektronische Signatur
Das Abnahmeprotokoll (« procès-verbal de recette » oder PV auf Französisch) ist das von Auftraggeber und Auftragnehmer unterzeichnete Dokument, das das Ergebnis der Abnahmetests einer Software festhält. Es gibt an, ob die Lieferung abgenommen, unter Vorbehalt abgenommen oder abgelehnt wird, und listet die noch zu behebenden Fehler auf.
Wozu dient das Abnahmeprotokoll?
Das Abnahmeprotokoll ist die vertragliche Aufzeichnung der Abnahme. Je nach Vertrag kann seine Unterzeichnung die Abrechnung eines Meilensteins auslösen, eine Gewährleistungsfrist beginnen lassen oder die nächste Phase starten (zum Beispiel die Prüfung des regulären Betriebs). Deshalb muss es die Ergebnisse des Abnahmetestbuchs getreu wiedergeben und keine allgemeine Meinung.
Was muss ein Abnahmeprotokoll enthalten?
- Identifikation: Projekt, Auftraggeber, Auftragnehmer, gelieferte Version und geprüfte Version der Spezifikation.
- Umfang und Zeitraum der Abnahmetests, mit den verwendeten Umgebungen.
- Ergebniszusammenfassung: Anzahl der Fälle je Status (OK, KO, blockiert, nicht zutreffend) und Abdeckungsgrad.
- Liste der verbleibenden Fehler mit ihrem Schweregrad sowie etwaige Vorbehalte.
- Das Urteil: Abnahme ohne Vorbehalt, unter Vorbehalt oder Ablehnung.
- Datum und Unterschriften der Vertreter von Auftraggeber und Auftragnehmer.
Abgenommen ohne Vorbehalt, unter Vorbehalt oder abgelehnt
| Urteil | Wann | Übliche Folge |
|---|---|---|
| Ohne Vorbehalt | Alle kritischen Fälle sind OK und es bleibt kein blockierender Fehler. | Die Lieferung wird so abgenommen, wie sie ist. |
| Unter Vorbehalt | Einige als nicht blockierend eingestufte Fehler bleiben, einzeln aufgelistet. | Die Lieferung wird abgenommen; der Auftragnehmer behebt die Vorbehalte in der vereinbarten Frist, dann werden sie aufgehoben. |
| Abgelehnt oder verschoben | Blockierende Fehler verhindern die vorgesehene Nutzung. | Der Auftragnehmer behebt sie, danach wird eine neue Abnahmerunde organisiert. |
Ein Vorbehalt ist ein Fehler oder eine Abweichung, deren Behebung nach der Abnahme der Auftraggeber akzeptiert. Er muss genau beschrieben sein (was beobachtet wird, sein Schweregrad, die Behebungsfrist), damit er ohne Streit aufgehoben werden kann.
Die genauen Schwellenwerte (welche Fehler blockierend sind, welche Behebungsfristen gelten) sind Sache des Vertrags. Legen Sie sie vor den Abnahmetests fest, nicht währenddessen.
Elektronische Unterschrift des Protokolls: welcher Wert?
Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. Einer elektronischen Signatur darf die Beweiskraft vor Gericht nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Ihre Beweiskraft hängt dann von der Signaturstufe, von den Elementen, die den Unterzeichner identifizieren und die Integrität des Dokuments gewährleisten, und von der Würdigung durch den Richter ab.
Spec2Sign setzt eine einfache elektronische Signatur um: gezeichnete Unterschrift, per E-Mail an den Unterzeichner gesendeter Einmalcode, Zeitstempel, IP-Adresse und SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments, der im PDF festgehalten wird. Das genügt für viele Abnahmeprotokolle zwischen Parteien, die diese Form der Unterzeichnung akzeptieren; verlangt Ihr Vertrag eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur, prüfen Sie diesen Punkt vor der Verwendung.
Checkliste vor der Unterzeichnung eines Abnahmeprotokolls
- Wurden alle geplanten Testfälle ausgeführt, oder sind die nicht ausgeführten Fälle begründet (N/A)?
- Wurden blockierende Fehler behoben und erneut getestet?
- Ist jeder Vorbehalt beschrieben, mit einer von beiden Parteien akzeptierten Behebungsfrist?
- Sind die gelieferte Version und die geprüfte Version der Spezifikation angegeben?
- Sind die Unterzeichner befugt, ihre Organisation zu binden?
Das Protokoll mit Spec2Sign erstellen und unterzeichnen
- das Urteil wird berechnet aus den Ausführungsergebnissen und den offenen Fehlern;
- die Vorbehalte werden im Dokument aufgelistet;
- Auftragnehmer und Auftraggeber unterzeichnen online, am Computer oder am Smartphone;
- das finale PDF ist mit Zeitstempel versehen und trägt den SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments;
- der Gratis-Tarif erzeugt ein Protokoll mit Wasserzeichen; kostenpflichtige Tarife erzeugen das Protokoll ohne Wasserzeichen.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Abnahmeprotokoll verpflichtend?
Keine allgemeine Regel verlangt es, aber Softwareentwicklungsverträge sehen es fast immer vor, weil es Datum und Bedingungen der Abnahme festlegt. Ohne unterzeichnetes Protokoll können Auftraggeber und Auftragnehmer später uneins darüber sein, wann die Lieferung abgenommen wurde.
Wer unterzeichnet das Abnahmeprotokoll?
Ein zur Abnahme der Lieferung befugter Vertreter des Auftraggebers (oft der Verantwortliche auf Auftraggeberseite) und ein Vertreter des Auftragnehmers (oft der Projektleiter). Der Vertrag kann die Unterzeichner festlegen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Abnahmeprotokoll und einem Lieferprotokoll?
Das Lieferprotokoll hält fest, dass der Liefergegenstand übergeben wurde. Das Abnahmeprotokoll hält fest, dass er geprüft wurde, und gibt an, ob er abgenommen wird. Beide können je nach Vertrag in einem einzigen Dokument zusammengefasst werden.
Hat die elektronische Unterschrift eines Protokolls Beweiswert?
Ja, im Rahmen der verwendeten Signaturstufe und dessen, was Ihr Vertrag vorsieht. Die einfache elektronische Signatur von Spec2Sign (gezeichnete Unterschrift, Einmalcode per E-Mail, Zeitstempel, IP-Adresse und SHA-256-Fingerabdruck) identifiziert die Unterzeichner und stellt sicher, dass das Dokument nicht verändert wurde.